在大豐港區檔案室，一排排檔案柜靜默排列，一份份檔案資料有序收集，15855件（卷）檔案無(wú)聲地記錄著(zhù)大豐港區的發(fā)展歷程。近年來(lái)，大豐港區高度重視檔案規范化管理工作以“專(zhuān)業(yè)化、標準化、科學(xué)化、數字化”為總體要求，從嚴管檔、精準用檔，讓檔案“活”起來(lái)，為集團發(fā)展服務(wù)。
標準化保障，理順管檔體系。大豐港區檔案室配有兩名專(zhuān)職檔案員，統一管理大豐港區文書(shū)、會(huì )計、聲像、實(shí)物等各種檔案的收集、整理、保管和開(kāi)發(fā)使用，指導和督促各部室檔案管理工作。各部室安排一名同志擔任兼職檔案員，負責收集、整理本部室已形成的文件材料，并按規定時(shí)間向檔案室移交。檔案員定期對庫房進(jìn)行巡查，一旦發(fā)現庫房溫濕超過(guò)規范要求，立即采取空調進(jìn)行升溫和降溫，保證庫房溫濕達到規范要求。
細節化管理，提升管檔水平。自建立檔案室以來(lái)，認真貫徹執行國家、省檔案管理部門(mén)對檔案管理工作的各項法規及文件要求，結合檔案工作實(shí)際，制定了《檔案管理制度》，加強了檔案收集、整理、移交、鑒定、統計、保管等各個(gè)環(huán)節管理工作，明確了檔案的收集范圍和保管期限，使檔案管理工作有組織、有計劃、有程序地開(kāi)展。
嚴格化審核，確保管檔質(zhì)量。收集和整理做到齊全完整、分類(lèi)清楚、編排有序，文件歸檔做到歸檔范圍明確，保管期限準確，檔案完整安全。堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案的相統一，對紙質(zhì)資料和電子材料逐卷逐頁(yè)進(jìn)行高清質(zhì)量檢查，對錯掃、漏掃、高清材料模糊、高清卷面不干凈等情況進(jìn)行及時(shí)處理，確保紙質(zhì)檔案和數字檔案準確完整規范、信息更新同步。
高效化服務(wù)，管檔更用好檔。為及時(shí)準確地提供檔案利用，大豐港區檔案室根據實(shí)際工作需求，編制了較為科學(xué)適用的各種檢索工具，主要有檔案案卷目錄、歸檔文件目錄、會(huì )計檔案目錄、實(shí)物檔案目錄等。檔案管理人員能熟悉所管轄范圍的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)，調卷迅速、準確，有效助力各項工作順利開(kāi)展。
